Ett Open Space-möte/konferens omfattar förberedelser, genomförande och uppföljning. Mötet fokuserar på ett tydligt tema som utgår ifrån syftet med dagen/dagarna. Inledningsvis samlas deltagarna i en cirkel i ett stort rum. Handledaren introducerar mötesformen och de praktiska förutsättningarna.
Deltagarna inbjuds att ta upp de idéer och frågor de känner ett engagemang för. Alla får ansvar för att se till att det som är viktigt för dem själva kommer upp på agendan. Den som vill, sätter alltså upp en eller flera frågor som den vill arbeta med under konferensen. Initiativtagaren ansvarar för att de viktigaste punkterna från gruppens möte sammanfattas i ett rapport formulär.
Inom en timma har deltagarna skapat sin egna agenda och satt igång att arbeta i självstyrande grupper. Ett sjävorganiserande system har fötts. Var och en deltar utifrån eget engagemang och eget ansvarstagande.
En vägg används som ’anslagstavla’. Där skapar deltagarna programmet genom att tejpa upp sina ämnesförslag. Därefter får alla välja vilka samtal de vill vara delta i.
Det blir lite trångt vid väggen när alla går fram för att göra sina val. Redan här är inspirationen hög och samtalen i full gång!
Grupperna som bildas kan vara små eller stora. De som kommer till din grupp ’är de rätta personerna’.
Smågrupperna möbleras med stolar i en cirkel utan bord. När alla samtalsgrupper är i samma stora rum så känns energin dallra i luften.
Beslutar sig gruppen för att flytta ut i solen så är det förstås OK!
Den som kom med ämnesförslaget ansvarar för att starta upp samtalet i gruppen och för att slutsatserna dokumenteras.
Anteckningarna kan göras på blädderblad, skrivas på mindre papper eller som i detta fall vid en datastation.
Alla rapporter publiceras på nyhetsväggen. När deltagarna haft möjlighet att läsa igenom vad de olika grupperna kommit fram till görs ofta någon form av prioritering inför det fortsatta arbetet.
På konferenser som varar mer än en dag går vi normalt vidare och gör handlingsplaner/bildar ”action teams” för de frågor som deltagarna känner mest engagemang för.
Vissa frågor har lösts och kan genomföras direkt. Andra kräver att mer information inhämtas. Det kan även finnas frågor som är mer komplexa. Då kan ett ny öppen process vara en väg vidare.
Open Space-mötet avslutas gemensamt i den stora cirkeln, alla deltagare ges möjlighet att kommentera hur de upplevt mötet.
Arbetet kan fortgå via arbetsmöten och/eller elektroniska nätverk. En klar struktur för uppföljning och återrapporteringen till hela gruppen är viktig.
För fler exempel på hur miljön för en Open Space-konferens kan se ut, besök vårt bildgalleri!