Hur deltagarna introduceras till mötet
Oftast hälsar arrangören välkommen och säger några ord om syftet med dagen. Därefter introducerar handledaren deltagarna till arbetssättet samt beskriver de praktiska detaljerna. Nedan följer de viktigaste delar man kan berätta om i introduktionen inför ett Open Space-möte. I detta skede är tydlighet mycket viktigt, repetera gärna de viktigaste detaljerna flera gånger så att alla förstår.
VISDOMEN
Be mötesdeltagarna se sig om i cirkeln, se på varje människa som för allra första gången och betona att all den visdom som behövs för att arbeta med temat finns i rummet.
TEMA
Dags att ännu en gång berätta om temat för dagen och förutsättningar som gäller. Uppmärksamma även deltagarna på att agendaväggen är tom just nu men försäkra dem om att den snart kommer att vara full med spännande ämnen.
AGENDAN OCH TIDSMATRISEN
Beskriv för deltagarna hur de gör för att sätta upp sina ämnen. De skriver sitt ämne på ett papper och skriver sitt namn under. Därefter läser de upp sin ämnesrubrik och säger sitt namn högt så att alla kan höra det och tejpar upp det på agendaväggen. De väljer en post-it-lapp från tidsmatrisen och fäster den på sin lapp med ämnet. Visa gärna genom att förflytta dig till agendaväggen.
Beskriv tidsmatrisen, var arbetsplatserna finns, vilka samtalstiderna är, när det är avbrott för lunch och tid för återsamling. Den som sätter upp ett ämne tar ansvar för att:
- Infinna sig på den plats och vid den tid de själva har bestämt och starta upp samtalet i gruppen. Man kan välja att bifoga enkla dialogtips som ett stöd.
- Se till att rapporten skrivs och sätts upp på rapportväggen så snart samtalet är avslutat.
Beskriv rapporterformuläret och visa var det skall sättas upp när rapporten är färdig.
4 PRINCIPER
- Vilka som än kommer är rätt personer.
Förklaring: Det är alltid de människor som har störst engagemang för ett ämne som kommer till gruppen. Ibland kan det innebära att många kommer, ibland få. Det är inte antalet som är det viktiga. Tänk istället på att de som kommer har ett engagemang för samma fråga som du.
Om ingen kommer innebär det att det just nu finns annat som intresserar deltagarna mer. Du kan då gärna välja att sitta själv, skriva din rapport för att på så sätt dela dina tankar med de andra. Eller du kan välja att gå till en annan grupp. - När det än börjar är det rätt tid.
Förklaring: Kreativiteten och inspiration bryr sig inte om klockan och går inte att vrida av och på som en vattenkran. När kreativiteten kommer börjar det och då är det rätt tid. - Vad som än händer är det enda som kunde hända.
Här blir vi påminda om att vi lägger mycket av vår tid och energi på att fundera över ifall att… eller Om inte… istället för att göra det bästa av vår tid här och nu. - När det är slut så är det slut.
Om ni samlas för att tala om ett ämne och upptäcker att ni inte efter 30 min inte har mer att tillföra så är ni färdiga. Skriv då rapporten och använd er tid till något annat. Det finns ingen anledning att sitta och vänta på att klockan skall gå. Likaså, om den planerade tiden är slut men ni inte talat färdigt, fortsätt då att tala tills ni är klara. Många problem väntar fortfarande på sin lösning för att någon tittade på klockan och konstaterade att tiden var ute.
LAGEN: Använd fötterna (lagen om rörlighet)
Du är ansvarig för dig och din tid. Vad du bidrar med och vad du lär dig avgör du. Din energi och visdom är för värdefull för att slösas bort och din tid är inte oändlig. Om du befinner dig i en situation där du varken bidrar eller lär dig har du frihet och ansvar att gå någon annan stans.
Av lagen om rörlighet följer att vi oftast får se två varelser under mötet, humlor och fjärilar. Humlorna vill vara med i alla grupper och de surrar från den ena till den andra. På så sätt korsbefruktar de konferensen. Fjärilar vill inte vara med i någon grupp. De står lite vid sidan av och ser vackra ut men samlar information och har överblick. Ofta stannar någon till vid dem och nya samtal uppstår.
Slutligen så inbjuder du alla att komma fram och skriva upp ämnen – alla är välkomna men ingen är tvungen. När alla är nöjda med programmet brukar jag ge några sista praktiska instruktioner t ex hur de hittar till de olika grupparbetsplatserna och tid för återsamling. Därefter önskar jag deltagarna en bra dag!