Det finns många skäl till att arbetslivet kommer att se annorlunda ut i framtiden. Den perioden vi har varit i / är i har forcerat fram nya arbetssätt som visat sig ha positiva inslag. Många arbetstagare uppskattar att arbeta hemifrån någon eller några dagar i veckan. Även arbetsgivare ser möjligheter i denna ökade flexibilitet.
Detta innebär att fler av våra möten kommer att hållas online eller som en kombination med deltagare på plats i rummet liksom deltagare på distans. De sistnämnda går under namnet hybridmöten och innebär möjligheter men även nya utmaningar.
En given utgångspunkt för mig när det gäller möten är att de ska vara kreativa och effektiva. Det förutsätter en hög grad av delaktighet. Vi använder välbeprövade mötesformer och sprider dem genom våra utbildningar, sedan många år. De kan användas i fysiska, online och hybridmöten – i mindre möten och med flera hundra deltagare.
Vad behöver du då vara speciellt uppmärksam på när det gäller hybrid möten?
- Skapa rumskänsla som ger alla deltagare en känsla av gemenskap.
- Facilitera mötet så att alla deltagare kan välja att vara delaktiga på så lika villkor som möjligt, i de olika momenten av arbetet.
- Välj den teknik (audio, video mm) som är lämpligast för att uppnå mötets syfte.
Under den denna vecka har jag deltagit i ett idé-hackaton arrangerat av VIAkub Halland. Jag har identifierat några frågor som jag vill lära mer om. Det handlar till exempel om:
- Olika tekniska lösningar för hur vi kan arbeta i olika grupp konstellationer och möjliggöra för dem som är på plats att interagera med de som är online. Det finns möjligheter att utforska såsom att använda 360 kamera, en eller flera storbildsskärmar, datorer och/eller smartphones? Hur kan AR (augmented reality) användas för att koppla ihop deltagarna?
- Från ett vi o dem till ett gemensamt vi. Hur skapar vi den bästa känslan för hela gruppen av att vara tillsammans i cirkeln (jag arbetar alltid i cirkel). Allt detta syftar till att vidareutveckla möjligheterna att arbeta kreativt och effektivt tillsammans i mötet.
- Att förfina möjligheter för deltagarna att interagera med varandra i olika moment.
- Skillnaden med ett onlinemöte som även har deltagare som är fysiskt i ett rum och ett fysiskt möte med deltagare som är med online. Hur får vi ihop det bästa av dessa alternativ?
Slutligen några råd.
- Överväg om ni ska köra ett hybridmöte eller om det är bättre/möjligt att mötas på en plats eller att alla deltar online. Det finns fördelar med att alla möts online jämfört med hybridmöten.
- Förberedelser! Alla möten behöver förberedas omsorgsfullt men hybridmöten kräver mycket mer om de ska bli bra.
- För ett kreativt och effektivt möte krävs att vi använder en passande mötesform och har förmågan att facilitera mötet så det blir resultat. Skaffa de kunskaperna!
- Slutligen, ”keep it simple”. Det är bättre att skapa en mötesmiljö där deltagarna kan navigera friktionsfritt än en komplex miljö där saker krånglar och människor är förvirrade.
Lämna ett svar