Välkommen till bloggen på Open Space Consulting!

Här delar vi med oss av sånt som är på gång i och kring vårt verksamhets- och intresseområde...

Open Space med högskolestudenter om HR & Hållbarhet!

Förra året var vi på plats i Trollhättan och genomförde ett Open Space-möte för studenter som studerar HR – på temat ”Hur kan du som HR-specialist bidra till organisationers utveckling mot hållbarhet?” Av förklarliga skäl fick vi hitta andra lösningar i år – vi kör online.

Efter att ha inlett Open Space-mötet med ett välkomnande från kursledningen fick jag äran att introducera de 50 deltagarna till arbetsformern. Nu arbetar deltagarna i våra olika grupprum med de frågor de själva tycker är mest intressanta (i Open Space skapar deltagarna agendan!). Det samtalas och skrivs rapporteringar i de olika rummen.

Vi använder programvaran QiqoChat som möjliggör den självorganisering som metoden bygger på. Det betyder att var och en kan välja var den befinner sig under hela konferensen, ”lagen om två musklick” (Lagen om rörlighet) ger möjlighet att byta grupp när en vill, så att ingen energi ”slösas” under mötet.

När vi återsamlas kl 14 kommer tid ges för att läsa igenom de olika rapporter som producerats och därefter reflektera över tre frågor kring temat, vad en upplevt och lärt samt hur en ser att Open Space metoden kan användas i verksamhetsutveckling. Spännande!

Bilden visar hur ett Open Space-möte ser ut i fysiska verkligheten, det är bra för att få in känslan som inte är riktigt samma online som när deltagarna sitter i en cirkel i ett ”fysiskt konferensrum” men vi gör vårt bästa för att maximera energin o lärandet – det funkar utmärkt även online!

I januari erbjuder vi vår 3-dagars utbildning där du lär att arbeta med Open Space-metoden – för hållbara resultat. Läs mer!

Kan hela människan få plats i effektiva onlinemöten?

Det har gått 8 månader sedan pandemin började visa sig i Sverige och allt fler av oss använder allt mer tid i onlinemöten – med varierande framgång. Många som tidigare hade mindre bra fysiska möten förde över samma arbetssätt online och resultatet blir i det närmaste outhärdligt för de som deltar.

Sedan mars har vi utbildat 100-tals personer i konsten att leda resultatfokuserade onlinemöten. För att nå dessa resultat måste potentialen nyttjas – ”hela människan” måste bjudas med i mötet.

För att detta ska vara möjligt måste jag ha en fungerande teknik för onlinemötet, en metod för medskapande så att potentialen kan bjudas in och en mötesledare som bottnar i ett förhållningssätt och har kunskaper och praktiska förmågor att  guida deltagarna genom mötet.

Hur ser det ut i dina onlinemöten?

    • Har du förberett ditt möte ordentligt och skickat ut en smaskig inbjudan med ett tydligt syfte eller har du skickat en oklar kallelse och kommer oförberedd med andan i halsen?
    • Ger du dina mötesdeltagare chansen att landa i mötet eller kastas de direkt in i raden av brådskande punkter?
    • Skapar du variation i mötet så att alla är engagerade eller är det enformigt med några få som pratar?
    • Lämnar deltagarna mötet fyllda med energi eller går de därifrån dränerade med ”tappade sugar”?
    • Använder du ett transparant sätt att fatta beslut där alla känner sig välkomna att bidra med sina synpunkter eller går alla från mötet och undrar vad som bestämdes eller känner sig överkörda?
    • Knyter ni ihop säcken på slutet och gör en tydlig handlingsplan med utklarat ansvar eller hänger det mesta i luften så inget blir gjort efteråt?

Det finns många faktorer att tänka på för att ett onlinemöte ska bli så bra som det kan bli. Många av dem berör vi i vår 2-timmars workshop och vill du gå på djupet rekommenderar jag att lära hela WPPF-metoden! Igår skapade en av deltagarna denna vackra illustration som visar lite av hur vi jobbar i våra möten. Tack Karin Grönberg!

Utbyta erfa om Open Space-metoden – Gratis ONLINE möte!

Intresserad att lära mer om att arbeta med Open Space-metoden? Den 8 oktober bjuder jag in till ett gratis erfa-utbyte för dig som börjat nosa på metoden liksom för dig som redan använder den. Har du inte nosat tidigare men är nyfiken, så surfa runt lite på min hemsida o nosa så har du tillräckligt för att få ut mycket av eftermiddagen.
Vi använder programvaran QiqoChat – som är svårslagen för Open Space-möten och många andra onlinemöten!
Välkommen!

Open Space i Sanden

ps. bilden är från ett Open Space möte för några år sedan, för beachvolley spelare i Göteborgs Beachvolley Club

Att sitta i cirkel online

I tisdags morse genomfördes vår öppna workshop ”Onlinemöten som fungerar” för 21:a gången, sedan slutet av mars! Här lär vi ut enkla tekniker och knep som bottnar i en avancerad metod och ett förhållningssätt som öppnar upp för visdomen i en grupp samtidigt som den leder till konkreta resultat!

Ett av knepen är att vi alltid använder cirkeln som struktur för vårt möte. I en cirkel är min erfarenhet att deltagarna deltar på ett mer jämställt sätt. Det är svårare för någon att ”kidnappa” frågan eller mötet. Jag som mötesledare/facilitator kan använda cirkeln för att facilitera på ett inbjudande sätt t ex genom rundor eller att lägga ett objekt (trad. ”talking stick”) i mitten på cirkeln och inbjuda den som vill säga något att hämta objektet och säga det den vill säga för att sedan lägga tillbaks det i mitten.

Hur funkar det online då?

Cirkel med namn

 

För ca 15 år sedan började vi experimentera med cirkeln i onlinemöten. Då kom vi på att vi kan be varje deltagare i mötet att rita en cirkel på ett papper (ger också en koppling till den fysiska verkligheten) och sedan skriver alla i mötet in namnen på mötesdeltagarna i samma ordning. Därefter kan jag som facilitator initiera rundor där deltagarna själva sköter rundan utan att jag behöver styra o ställa/fördela ordet. I onlinemöten har vi inget fysiskt objekt att skicka runt, utan ett virtuellt objekt. Ibland använder jag ett objekt som jag har på mitt fysiska skrivbord och jag uppmuntrar deltagarna att visa när de tar/skickar vidare objektet genoma att röra sin hand mot kameran, Allt för att få lite mer liv o rörelse i mötet (kinestetiskt).

När vi använder mer avancerade programvaror med gemensamma skrivytor t ex Google presentation så kan vi rita en cirkel som alla ser och be alla att skriva in sina namn där. Sedan kan vi även ha ett objekt t ex en bild på en mikrofon som alla ser när vi gör rundor eller när jag lägger den i mitten på cirkeln. Lätt som en plätt – och det gör stor skillnad – det kräver dock planering och förberedelser och gärna mer kunskap om hur jag faciliterar medskapande möten.

Vägvalet för mitt onlinemöte – ska alla bjudas att bidra? Eller inte?

När jag planerar och genomför ett onlinemöte (eller ett fysiskt möte) har jag valet att göra. Vill jag ge alla deltagare möjligheten att bidra med sitt bästa, för att skapa bästa möjliga resultat av mötet? Valet gör jag antingen medvetet eller omedvetet.

Jag och mina kollegor brukar säga ”go slow to go fast” vilket bland annat betyder att vi investerar tid i uppstarten av ett möte till att låta deltagarna landa och fokusera på ämnet för mötet, innan vi kastar oss på att försöka hitta lösningarna. Det finns olika sätt att göra det på och jag tycker det är viktigt att nyttja tidsinvesteringen maximalt för att bidrar till mötets syfte.

Vi bygger in komponenter för att bjuda in ”hela människan” tidigt i mötet. Vi ger deltagaren möjlighet att komma i kontakt med sig själv och sina tankar o känslor i förhållande till mötets fokus. Måhända låter det ”gravallvarligt” – men det görs på ett lustfyllt och energigivande sätt!

Ofta inbjuder vi inledningsvis deltagarna att mötas i par, vilket ger möjlighet att bygga relation med en annan i mötet för att sedan höra och prata med flera i olika konstellationer genom mötet. De inledande aktiviteterna har dubbla syften, dels att bygga relationer och öppna upp för genuin kontakt med sig själv och andra i mötet, dels att börja utforska mötets mest grundläggande frågor.

Det är alltså inte tid som ”slösas” på en icebreaker utan det är en tidsinvestering som betalar sig i slutändan. Den betalar sig genom att människor har öppnat sig, ökat förståelsen för varandra och för ämnet. Detta i sin tur leder till smarta lösningar och kloka beslut. Vad är det värt? Är det värt investeringen?

Jag har arbetat med att facilitera möten och utbilda mötesledare i 20 år. Steg för steg utökas min tillit till mig själv och de metoder jag använder men kanske allra mest tilliten till att människorna i cirkeln har precis den kunskapen, förmågan och viljan som de behöver för att nå dit de ska nå i mötet.

Vilken väg väljer du? Den 24 juni erbjuder vi en 2-timmars workshop som hjälper dig att hålla onlinemöten som fungerar…bättre.

Hur leder jag ett onlinemöte, så deltagarna känner sig komfortabla och trygga?

I tidigare inlägg har jag delat lite om vikten av förberedelser, tydlig inbjudan och värderingar/förhållningssättet för mötet. För att deltagarna ska kunna förbereda sig behöver de praktiska och tekniska förutsättningar kommuniceras tydligt. Ibland sätter vi t o m upp en övningssession som vi erbjuder de som känner sig osäkra på tekniken.

Vi sätter alltid starttiden 10 minuter innan mötet börjar så att alla kan anlända i lugn och ro, kolla tekniken, mingla lite och hämta sig en kopp kaffe eller te. Det gör stor skillnad att inte ”kastas” rakt in i mötet.

Jag brukar försöka vara så tydlig som möjligt med mina muntliga instruktioner. Hellre repetera något som de flesta redan vet, än att någon blir lämnad utanför. Vi har olika vana och förmåga att ta till oss att arbeta i en onlinemiljö. Tänk på att det kan vara väldigt mycket som är helt nytt för någon.

Det arbetssätt vi använder i onlinemöten ger inledningsvis deltagaren/hela gruppen möjlighet att landa och fokusera på mötets syfte. Det skapar en trygghet från början. Vi skapar utrymme och ett lugn genom hela mötet som är komfortabelt och känns bra. Alla upptäcker att de har möjlighet att bidra med sina tankar och idéer, utan att behöva slåss om ordet.

Vi har också ett nogsamt utarbetat upplägg/design för mötet. Att kommunicera det inför och i inledningen av mötet skapar en förvissning om att det finns en tydlig struktur och att mötet är resultatinriktat även om det kan kännas ovanligt och kanske lite löst i kanterna i början.

 

Hur vill jag leda mitt onlinemöte, så att det blomstrar?

När jag väl har klargjort syftet med mötet behöver jag fundera över hur jag vill leda mitt möte så att det blomstrar. Vilka värderingar är viktiga för mig, som jag vill ska synas, kännas och påverka hur mötet leds? Jag arbetar alltid för att bjuda in delaktighet och medskapande, för jag tror det är den bästa vägen för att få hållbara resultat.

Vi har formulerat fem övertygelser (5 beliefs of the Genuine ContactTM ) som guidar oss även när vi planerar och genomför ett onlinemöte.

Några frågor som kan vara hjälpsamma för att påminna oss:

  1. Hur komplex är frågeställningen?
  2. Tror jag att svaren finns i organisationen/gruppen?
  3. Hur bjuder jag in hela människan att vara med i mötet?
  4. Hur nyttjar vi hela potentialen?
  5. Hur skapar jag enklast möjliga strukturer så att lösningarna kan växa fram i mötet?

Många frågar sig idag: Hur skapar jag engagemang i onlinemöten?

Jag menar att väldigt mycket för att skapa engagemang i onlinemöten påminner om det som är viktigt för fysiska möten. Det börjar långt innan mötet. Syftet måste kommuniceras tydligt och att jag får en genuin inbjudan att komma till mötet. Det duger inte att ”kalla” människor till ett möte som inte har ett tydligt syfte.
När du bestämmer dig för att skicka ut en inbjudan istället för en kallelse så inser du snabbt att du behöver vara tydligare med argumenten. Du behöver attrahera de du vill ska dyka upp på nåt sätt. En väg jag tror på är att just att förklara syftet med mötet och hur resultaten ska tas tillvara efteråt (uppföljning). Du kan också förklara varför du vill att just de ska komma och vara med på mötet.
Sedan gäller det förstås att ha en plan, ett upplägg och en professionell facilitator/mötesledare som kan bjuda in potentialen bland de som hörsammar inbjudan och vill bidra!

Sen kör vi!

 

Reflektioner efter 14 omgångar med workshopen onlinemöten som fungerar

Vi har nu kört 14 omgångar med vår 2-timmars workshop – onlinemöten som fungerar. Kollegor i Tyskland, Nederländerna, Spanien och Norge kör samma erbjudanden. Flera hundra deltagare har lärt sig att hålla bättre möten online. Det känns bra!

Min resa började redan 2006 då jag kom med i ledningsgruppen för vår International Genuine Contact Organization med deltagare från flera olika världsdelar. Vi insåg att vi måste hitta sätt att arbeta effektivt på distans och började experimentera med sätt att nyttja allas kapacitet i våra möten, för att uppnå våra mål med att utveckla verksamheten och för att nyttja tiden maximalt när vi kom samman i möten online.

Tidigt förstod vi att mötas i cirkel även fungerar online. Det är sedan dess en grundpelare för hur vi faciliterar onlinemöten. Efter hand insåg vi att mycket av de arbetsformer vi använder i fysiska möten fungerar utmärkt även på distans. Mötena blev allt bättre och vi insåg efter några år att vi vaskat fram en guldskatt! De senaste 10+ åren har dessa arbetssätt varit en naturlig del i hur vi arbetar i vår globala konsultorganisation där vi alltid har många olika arbetsgrupper igång.

Den tekniska utvecklingen. Idag finns en makalös teknik jämfört med när vi började. Då hade de flesta av oss dåliga uppkopplingar, dålig teknisk utrustning (webkameror, mikrofon och högtalare med varierad kvalitet), programvarorna för onlinemöten var fortfarande under utveckling… Så vi hade många utmaningar – men inga andra alternativ än att lära.

Under många år har jag erbjudit mina kunder alternativet att ha möten online men oftast har vi träffats fysiskt, trots att de flesta är överens om att ”vi borde resa mindre”. Varje gång vi haft onlinemöten har de varit imponerade över kraften, energin och resultaten! Jag har också vid några tillfällen erbjudit utbildningar för att dela med mig av kunskapen, men då var intresset svalt. Vi utvecklade en två-sidig manual redan för 8 år sedan, i princip samma som vi nu delar med oss av i våra kurser.

I ett slag förändrades ALLT – och vi var redo! I mitten på mars började jag utveckla workshopen – onlinemöten som fungerar, och den 19 mars genomförde jag den första. Allt fanns ju redan på plats! Min bror hjälpte mig att spela in en 1,40 min film där jag berättar om erbjudandet. Sedan dess har jag genomfört 14 öppna workshops och flera skräddarsydda interna utbildningar. Jag har skapat en mötesplats för fortsatt lärande och genomför varje månad mentorcirklar för de som vill utbyta erfarenheter och lära vidare tillsammans.

Den största belöningen är alla de berättelser som jag hör från deltagare som ”reformerat” sina personalmöten, styrelsemöten, projektmöten och många andra typer av möten. Jag inser att denna ”lilla workshop” gör en oerhörd skillnad på många håll i landet och i världen. De organisationer som tagit möjligheten att bygga intern kapacitet i större skala, vittnar om de möjligheter som öppnats upp. Se en 4 min intervju med en verksamhetschef i Helsingborg.

Min mission är att så snabbt som möjligt sprida grundläggande kunskaper att hålla Onlinemöten som fungerar.

.. och det fortsätter jag med. Så länge behovet finns erbjuder jag workshopen varje vecka.

Info och anmälan.

Nu kör vi!

Online beslutsprocess i praktiken

Mattias Holmetun berättar om hur han använt beslutsmetoden 5toFold online!
Efter att Open Space Consulting introducerat och väglett mig i beslutsmetoden 5toFold har jag använt metoden i online möten både i arbetslivet och i förtroendeuppdrag inom föreningslivet. Det har handlat om tillfällen där samverkansgrupper behövt ta ställning till om en komplicerad utvecklingsprocess ska inledas och vid principbeslut vid föreningsmöten.

5toFold är en beslutsmetod som jag ofta kommer att använda för att underlätta i processer där grupper behöver fatta beslut. Stora som små, enkla som svåra och konfliktfyllda. Metoden leder nämligen, på ett naturligt och respektfullt sätt, till att hänsyn till allas aspekter samt leder till individuellt ansvar och en acceptans av det beslut som gruppen kommer fram till.
Mattis Holmetun, Förbundschef Samordningsförbunder i Jämtlands län. (Mars 2020)

Läs mer om beslutsmetoden Five to Fold decision making