Välkommen till bloggen på Open Space Consulting!

Här delar vi med oss av sånt som är på gång i och kring vårt verksamhets- och intresseområde...

Vägvalet för mitt onlinemöte – ska alla bjudas att bidra? Eller inte?

När jag planerar och genomför ett onlinemöte (eller ett fysiskt möte) har jag valet att göra. Vill jag ge alla deltagare möjligheten att bidra med sitt bästa, för att skapa bästa möjliga resultat av mötet? Valet gör jag antingen medvetet eller omedvetet.

Jag och mina kollegor brukar säga ”go slow to go fast” vilket bland annat betyder att vi investerar tid i uppstarten av ett möte till att låta deltagarna landa och fokusera på ämnet för mötet, innan vi kastar oss på att försöka hitta lösningarna. Det finns olika sätt att göra det på och jag tycker det är viktigt att nyttja tidsinvesteringen maximalt för att bidrar till mötets syfte.

Vi bygger in komponenter för att bjuda in ”hela människan” tidigt i mötet. Vi ger deltagaren möjlighet att komma i kontakt med sig själv och sina tankar o känslor i förhållande till mötets fokus. Måhända låter det ”gravallvarligt” – men det görs på ett lustfyllt och energigivande sätt!

Ofta inbjuder vi inledningsvis deltagarna att mötas i par, vilket ger möjlighet att bygga relation med en annan i mötet för att sedan höra och prata med flera i olika konstellationer genom mötet. De inledande aktiviteterna har dubbla syften, dels att bygga relationer och öppna upp för genuin kontakt med sig själv och andra i mötet, dels att börja utforska mötets mest grundläggande frågor.

Det är alltså inte tid som ”slösas” på en icebreaker utan det är en tidsinvestering som betalar sig i slutändan. Den betalar sig genom att människor har öppnat sig, ökat förståelsen för varandra och för ämnet. Detta i sin tur leder till smarta lösningar och kloka beslut. Vad är det värt? Är det värt investeringen?

Jag har arbetat med att facilitera möten och utbilda mötesledare i 20 år. Steg för steg utökas min tillit till mig själv och de metoder jag använder men kanske allra mest tilliten till att människorna i cirkeln har precis den kunskapen, förmågan och viljan som de behöver för att nå dit de ska nå i mötet.

Vilken väg väljer du? Den 24 juni erbjuder vi en 2-timmars workshop som hjälper dig att hålla onlinemöten som fungerar…bättre.

Hur leder jag ett onlinemöte, så deltagarna känner sig komfortabla och trygga?

I tidigare inlägg har jag delat lite om vikten av förberedelser, tydlig inbjudan och värderingar/förhållningssättet för mötet. För att deltagarna ska kunna förbereda sig behöver de praktiska och tekniska förutsättningar kommuniceras tydligt. Ibland sätter vi t o m upp en övningssession som vi erbjuder de som känner sig osäkra på tekniken.

Vi sätter alltid starttiden 10 minuter innan mötet börjar så att alla kan anlända i lugn och ro, kolla tekniken, mingla lite och hämta sig en kopp kaffe eller te. Det gör stor skillnad att inte ”kastas” rakt in i mötet.

Jag brukar försöka vara så tydlig som möjligt med mina muntliga instruktioner. Hellre repetera något som de flesta redan vet, än att någon blir lämnad utanför. Vi har olika vana och förmåga att ta till oss att arbeta i en onlinemiljö. Tänk på att det kan vara väldigt mycket som är helt nytt för någon.

Det arbetssätt vi använder i onlinemöten ger inledningsvis deltagaren/hela gruppen möjlighet att landa och fokusera på mötets syfte. Det skapar en trygghet från början. Vi skapar utrymme och ett lugn genom hela mötet som är komfortabelt och känns bra. Alla upptäcker att de har möjlighet att bidra med sina tankar och idéer, utan att behöva slåss om ordet.

Vi har också ett nogsamt utarbetat upplägg/design för mötet. Att kommunicera det inför och i inledningen av mötet skapar en förvissning om att det finns en tydlig struktur och att mötet är resultatinriktat även om det kan kännas ovanligt och kanske lite löst i kanterna i början.

 

Hur vill jag leda mitt onlinemöte, så att det blomstrar?

När jag väl har klargjort syftet med mötet behöver jag fundera över hur jag vill leda mitt möte så att det blomstrar. Vilka värderingar är viktiga för mig, som jag vill ska synas, kännas och påverka hur mötet leds? Jag arbetar alltid för att bjuda in delaktighet och medskapande, för jag tror det är den bästa vägen för att få hållbara resultat.

Vi har formulerat fem övertygelser (5 beliefs of the Genuine ContactTM ) som guidar oss även när vi planerar och genomför ett onlinemöte.

Några frågor som kan vara hjälpsamma för att påminna oss:

  1. Hur komplex är frågeställningen?
  2. Tror jag att svaren finns i organisationen/gruppen?
  3. Hur bjuder jag in hela människan att vara med i mötet?
  4. Hur nyttjar vi hela potentialen?
  5. Hur skapar jag enklast möjliga strukturer så att lösningarna kan växa fram i mötet?

Många frågar sig idag: Hur skapar jag engagemang i onlinemöten?

Jag menar att väldigt mycket för att skapa engagemang i onlinemöten påminner om det som är viktigt för fysiska möten. Det börjar långt innan mötet. Syftet måste kommuniceras tydligt och att jag får en genuin inbjudan att komma till mötet. Det duger inte att ”kalla” människor till ett möte som inte har ett tydligt syfte.
När du bestämmer dig för att skicka ut en inbjudan istället för en kallelse så inser du snabbt att du behöver vara tydligare med argumenten. Du behöver attrahera de du vill ska dyka upp på nåt sätt. En väg jag tror på är att just att förklara syftet med mötet och hur resultaten ska tas tillvara efteråt (uppföljning). Du kan också förklara varför du vill att just de ska komma och vara med på mötet.
Sedan gäller det förstås att ha en plan, ett upplägg och en professionell facilitator/mötesledare som kan bjuda in potentialen bland de som hörsammar inbjudan och vill bidra!

Sen kör vi!

 

Reflektioner efter 14 omgångar med workshopen onlinemöten som fungerar

Vi har nu kört 14 omgångar med vår 2-timmars workshop – onlinemöten som fungerar. Kollegor i Tyskland, Nederländerna, Spanien och Norge kör samma erbjudanden. Flera hundra deltagare har lärt sig att hålla bättre möten online. Det känns bra!

Min resa började redan 2006 då jag kom med i ledningsgruppen för vår International Genuine Contact Organization med deltagare från flera olika världsdelar. Vi insåg att vi måste hitta sätt att arbeta effektivt på distans och började experimentera med sätt att nyttja allas kapacitet i våra möten, för att uppnå våra mål med att utveckla verksamheten och för att nyttja tiden maximalt när vi kom samman i möten online.

Tidigt förstod vi att mötas i cirkel även fungerar online. Det är sedan dess en grundpelare för hur vi faciliterar onlinemöten. Efter hand insåg vi att mycket av de arbetsformer vi använder i fysiska möten fungerar utmärkt även på distans. Mötena blev allt bättre och vi insåg efter några år att vi vaskat fram en guldskatt! De senaste 10+ åren har dessa arbetssätt varit en naturlig del i hur vi arbetar i vår globala konsultorganisation där vi alltid har många olika arbetsgrupper igång.

Den tekniska utvecklingen. Idag finns en makalös teknik jämfört med när vi började. Då hade de flesta av oss dåliga uppkopplingar, dålig teknisk utrustning (webkameror, mikrofon och högtalare med varierad kvalitet), programvarorna för onlinemöten var fortfarande under utveckling… Så vi hade många utmaningar – men inga andra alternativ än att lära.

Under många år har jag erbjudit mina kunder alternativet att ha möten online men oftast har vi träffats fysiskt, trots att de flesta är överens om att ”vi borde resa mindre”. Varje gång vi haft onlinemöten har de varit imponerade över kraften, energin och resultaten! Jag har också vid några tillfällen erbjudit utbildningar för att dela med mig av kunskapen, men då var intresset svalt. Vi utvecklade en två-sidig manual redan för 8 år sedan, i princip samma som vi nu delar med oss av i våra kurser.

I ett slag förändrades ALLT – och vi var redo! I mitten på mars började jag utveckla workshopen – onlinemöten som fungerar, och den 19 mars genomförde jag den första. Allt fanns ju redan på plats! Min bror hjälpte mig att spela in en 1,40 min film där jag berättar om erbjudandet. Sedan dess har jag genomfört 14 öppna workshops och flera skräddarsydda interna utbildningar. Jag har skapat en mötesplats för fortsatt lärande och genomför varje månad mentorcirklar för de som vill utbyta erfarenheter och lära vidare tillsammans.

Den största belöningen är alla de berättelser som jag hör från deltagare som ”reformerat” sina personalmöten, styrelsemöten, projektmöten och många andra typer av möten. Jag inser att denna ”lilla workshop” gör en oerhörd skillnad på många håll i landet och i världen. De organisationer som tagit möjligheten att bygga intern kapacitet i större skala, vittnar om de möjligheter som öppnats upp. Se en 4 min intervju med en verksamhetschef i Helsingborg.

Min mission är att så snabbt som möjligt sprida grundläggande kunskaper att hålla Onlinemöten som fungerar.

.. och det fortsätter jag med. Så länge behovet finns erbjuder jag workshopen varje vecka.

Info och anmälan.

Nu kör vi!

Online beslutsprocess i praktiken

Mattias Holmetun berättar om hur han använt beslutsmetoden 5toFold online!
Efter att Open Space Consulting introducerat och väglett mig i beslutsmetoden 5toFold har jag använt metoden i online möten både i arbetslivet och i förtroendeuppdrag inom föreningslivet. Det har handlat om tillfällen där samverkansgrupper behövt ta ställning till om en komplicerad utvecklingsprocess ska inledas och vid principbeslut vid föreningsmöten.

5toFold är en beslutsmetod som jag ofta kommer att använda för att underlätta i processer där grupper behöver fatta beslut. Stora som små, enkla som svåra och konfliktfyllda. Metoden leder nämligen, på ett naturligt och respektfullt sätt, till att hänsyn till allas aspekter samt leder till individuellt ansvar och en acceptans av det beslut som gruppen kommer fram till.
Mattis Holmetun, Förbundschef Samordningsförbunder i Jämtlands län. (Mars 2020)

Läs mer om beslutsmetoden Five to Fold decision making

Myten att fysiska möten alltid är bättre, är just en myt!

 

Det finns utmaningar med att flytta över alltmer online. Det finns också fördelar som allt fler upptäcker. De senaste 10 åren har jag använt onlinemöten som en naturlig del i mitt vardagliga arbete dels med mina kollegor i vår konsultorganisation dels med mina kunder.

Mina kunder har alltid uppskattat att det varit kreativt och effektivt och att vi/de slapp resa den gången, men intresset att bygga egen kapacitet att arbete smart med onlinemöten i vardagen har varit minst sagt sval.

Det finns en myt, att fysiska möten är alltid bättre än onlinemöten. Ursäkta men många organisationer har fysiska möten med mycket övrigt att önska i relation till hur jag anser att möten som syftar till lärande och utveckling, bör genomföras. Flyttas sådana möten bara över online så blir det förstås riktigt illa.

Men onlinemöten kan vara kreativa och effektiva. Då är de väl förberedda, har en tydlig ledning och struktur som inbjuder till delaktighet. Dessutom ett upplägg med en utforskande fas och en fas där vi knyter ihop säcken och kommer till konkreta resultat. Det kräver en teknik som funkar, en metod som ger struktur och en vältränad facilitator som leder och säkerställer ett bästa förutsättningar för ett bra samarbetsklimat i mötet.

Vi har just satt nya datum för 2-timmars workshopen ”onlinemöten som fungerar”. Vi har redan haft mer än 100 nöjda deltagare som nu håller sina egna onlinemöten – som fungerar!
Häng med!

Foto: Mia Sandblom

Onlinemöten som fungerar

Vår 2 timmars workshop genomförs varje vecka: Onlinemöten som fungerar: Direkt till anmälan.

Vårt utbildningsmål är att du ska kunna
applicera dina nya kunskaper direkt.

Vi behöver växla om till att mötas online. När du bekantat dig med en programvara återstår frågan: Hur leder jag ett onlinemöte för att det ska bli kreativt och effektivt? (Vi saluför inte en programvara. Vår metod fungerar med Zoom, Teams, telefonmöten osv).

Så här säger våra deltagare i onlinemöten:
Jag har MER energi nu efter mötet än innan!
Alla fick utrymme att göra sin röst hörd.
Vi lyssnade uppmärksamt till varandra.
Vi uppnådde konkreta resultat på kort tid.

En verksamhetschef ser möjligheter, 4 min video
Thomas berättar i en kort video (1,40 min).

Vår 2-timmars workshop (online) lär ut grunderna för:

  • En metod som ger struktur
  • Ett pedagogiskt förhållningssätt som håller energi genom hela mötet
  • Ett mötesupplägg utifrån kunskap om människors lärande
  • Vikten av förberedelse och uppföljning för hållbara resultat

En kunnig mötesledare möjliggör:

  • Maximalt lärande
  • Dialog mellan deltagarna
  • Hög variation i mötet
  • Konkreta resultat

En kursdokumentation ingår. Den inkluderar en praktisk steg för steg guide. För att stödja ditt fortsatta lärande blir du även inbjuden att delta i vår Facebook grupp ”Onlinemöten som fungerar” samt du är välkommen att delta i vår mentorcirkel som genomförs en gång i månaden under 2020 (ingår i kursavgiften!). På dessa mötesplatser finns möjligheter att dela erfarenheter, hjälpas åt med utmaningar och att utforska nya möjligheter tillsammans.

Aktuella datum:

Juni: 2, 11, 24
Aug: 19
Sept: 8, 23
Praktisk info/anmälan.

Din investering är 895 (moms tillkommer, 223 kr)

 

Mer information/fördjupat lärande, se:
Kreativa och effektiva distansmöten (generell överblick)
Beslutsmetoden 5toFold (online och fysiska möten)
Online självstudiemoduler för fördjupat lärande
Vi erbjuder även interna utbildningar skräddarsydda för din organisation, kontakta Thomas för en offert.

Onlinemöten med civilsamhället – Ålesunds kommun går i bräschen

Onsdagen den 17 mars 2020 bjöd Ålesunds kommun in civilsamhället för att tillsammans utforska hur de gemensamma resurserna kan nyttjas på bästa sätt. Tillsammans med vår kollega Eiwor stöttade vi kommunen att planera och genomföra mötet.

Ca 25 personer loggade in på den programvara vi använde för mötet. Där gavs möjlighet till medskapande samtal. Alla fick vara med att skapa agenda för att sedan utforska de viktigaste frågorna, komma till konklusioner och bestämma fortsatta steg.

Läs mer

24, 26, 30, 31 mars. Onlinemöten som fungerar.

Datum: 19 mars 2020

Vi behöver växla om till att mötas online. När du bekantat dig med en programvara återstår frågan: Hur leder jag ett onlinemöte för att det ska bli kreativt och effektivt? (Vi saluför inte en programvara. Vår metod fungerar med Zoom, Teams, Skype, telefon osv)

Vår 2-timmars workshop (online) lär ut grunderna för:

  • En metod som ger struktur
  • Ett pedagogiskt förhållningssätt som håller energi genom hela mötet
  • Ett mötesupplägg utifrån kunskap om människors lärande
    Vikten av förberedelse och uppföljning för hållbara resultat

En kunnig mötesledare möjliggör

  • Maximalt lärande
  • Dialog mellan deltagarna
  • Hög variation i mötet
    Konkreta resultat

Vårt utbildningsmål är att du ska kunna applicera dina nya kunskaper direkt.
En kursdokumentation ingår. Den inkluderar en praktisk steg för steg guide.

För att stödja ditt fortsatta lärande blir du även inbjuden att delta i vår Facebook grupp ”Onlinemöten som fungerar” samt du är välkommen att delta i vår mentorcirkel som genomförs en gång i månaden under 2020, med start den 22 april kl 13.50-16. På dessa mötesplatser finns möjligheter att dela erfarenheter, hjälpas åt med utmaningar och att utforska nya möjligheter tillsammans.

Så här säger våra deltagare i onlinemöten:
Jag har MER energi nu efter mötet än innan!
Alla fick utrymme att göra sin röst hörd.
Vi lyssnade uppmärksamt till varandra.
Vi uppnådde konkreta resultat på kort tid.

Efter workshopen kan du planera ditt första egna onlinemöte som fungerar. Som stöd får du delta i vår Facebook grupp, ta del av kunskaper vi samlar och delar samt delta i vår mentorcirkel som genomförs en gång i månaden under 2020, med start den 22 april.

Läs hela vår inbjudan: Onlinemöten som fungerar
En kort video presentation
Direkt till ANMÄLAN

View MapKarta och vägbeskrivning | Registrera