Ett Open Space-möte i praktiken

Ett Open Space-möte/konferens omfattar förberedelser, genomförande och uppföljning. Mötet fokuserar på ett tydligt tema som utgår ifrån syftet med dagen/dagarna.Inledningsvis samlas deltagarna i en cirkel i ett stort rum. Handledaren introducerar mötesformen och de praktiska förutsättningarna.

Inom en timma har deltagarna skapat sin egna agenda och satt igång att arbeta i självstyrande grupper. Ett sjävorganiserande system har fötts. Var och en deltar utifrån eget engagemang och eget ansvarstagande.

Deltagarna inbjuds att ta upp de idéer och frågor de känner ett engagemang för. Alla får ansvar för att se till att det som är viktigt kommer upp på agendan.

De som vill, sätter alltså upp en eller flera frågor som de vill arbeta med under konferensen. Initiativtagaren ansvarar för att de viktigaste punkterna från gruppens möte sammanfattas i en enkel rapport.

En vägg används som ‘anslagstavla’. Där skapar deltagarna programmet genom att tejpa upp sina ämnesförslag. Därefter får alla välja vilka samtal de vill vara delta i.

Det blir lite trångt vid väggen när deltagarna går fram för att göra sina val. Redan här börjar inspirerade samtal.

Grupperna som bildas kan vara små eller stora. De som kommer till din grupp ‘är de rätta personerna’.

Det fungerar allra bäst när man har samtalsgrupperna i samma rum som den/de stora cirklarna – då kan man känna energin dallra i luften. Man kan även använda grupprum – eller andra platser för smågrupper. De möbleras med stolar i en liten cirkel. Inga bord används.

Beslutar sig gruppen för att flytta ut i solen så är det förstås OK!

Personen som kom med ämnesförslaget ansvarar för att starta upp samtalet i gruppen och att slutsatserna dokumenteras.

Anteckningarna kan göras på blädderblockblad, skrivas på mindre papper eller som i detta fall vid en datastation.

Efter hand som rapporterna är färdiga tejpas de upp på rapportväggen. Därmed kan deltagarna ta del av varandras idéer redan under konferensen.

Sista dagen får deltagarna ett kompendie där samtliga rapporter finns med.

När alla haft möjlighet att läsa igenom vad de olika grupperna kommit fram till görs oftast någon form av prioritering inför det fortsatta arbetet.

På konferenser som varar mer än en dag kan man gå vidare och göra handlingsplaner för de frågor som deltagarna känner mest engagemang för.

Vissa frågor har lösts och kan genomföras direkt. Andra kräver att man inhämtar mer information. Det kan även finnas frågor som fortfarande är svårgripbara. Då kan ett ny öppen process, kanske med andra deltagare, vara en bra väg vidare.

Även handlingsplanerna dokumenteras och kopieras upp till alla under eller snarast efter konferensen.

Open Space-mötet avslutas gemensamt i den stora cirkeln. Ansvar och befogenhet ges för att driva processer vidare. Avslutningsvis får deltagarna möjlighet att kommentera hur de upplevde mötet.

Arbetet kan fortgå via arbetsmöten och/eller elektroniska nätverk. En klar struktur för hur återrapporteringen till deltagarna skall gå till är viktig.